第二天早上，我打开电脑，先把那份《新阶段任务规划》文档调出来。光标停在标题邀请。每个大项后面都挂着几个待办事项，密密麻麻的，但看着它们一条条列清楚，心里反而踏实了。
九点整，主管在会议室门口叫我进去。屋里只有他和行政助理小周，桌上摆着一份打印的预算单。主管把笔递给我，“这次的年度交流会，你来牵头。整体预算八万，优先保障主会场和嘉宾接待，其他部分灵活调整。”
我接过笔，在负责人一栏写下名字，签得稳。
“有困难随时提。”他说完就走了。小周留下，把一叠资料交到我手里：“这是过去两年活动的照片和流程表，可能有点旧，但能参考。”
我抱着材料回工位，立刻开始翻。前年的会是在酒店办的，规模大，但花超了；去年改成了公司内部展厅，省了钱，可反馈说场地太挤。这次要折中——既要体面，又不能铺张。
中午没吃饭，先给各部门发了邮件，征集对活动形式的意见。市场部希望加直播环节，扩大影响；技术部明确表示不想搞成秀场，重点还是内容交流；人事那边提了一句，希望能顺便做一次新人展示。
我把这些零散的需求一条条抄进文档，删掉重复的，合并相近的，最后归纳成三点：专业性、参与感、适度曝光。下午三点，我拿着这份《活动目标共识书》去找主管，他看了两分钟，点头说：“方向可以，按这个往下走。”
接下来是场地。原定的多功能厅被培训部提前订了三天，没法协调。我只能去看备选方案。行政系统里列了三个：B区展厅、食堂二楼活动间、还有园区共享会议中心。
我一个一个跑。B区展厅空旷，层高够，能搭台，但空调老旧，现场测试时出风口嗡嗡响，像拖拉机。食堂二楼安静，线路也新，问题是空间窄，最多坐六十人，而我们预计参会人数在九十左右。最后去的园区会议中心，设备齐全，隔音好，就是租金贵了些，算下来要占总预算的百分之四十。
我在本子上画了三栏，分别记下优缺点，拍了照片传进工作群。晚上七点，审批结果下来：用园区会议中心，预算微调，从宣传费里压一部分补进来。
确定场地后，我马上画布局图。舞台靠窗，背景板不做得太花，只放公司LOGO和主题字。签到区设在入口右手，方便引导。中间摆六排桌椅，每桌十人，留出两侧通道。角落划出茶歇区和展示区，放几块电子屏循环播项目成果。图不大，但我反复改了三稿，连指示牌该用什么颜色都标了。
嘉宾名单更费劲。我翻了三年来的参会记录，筛出三十个核心对象：合作方负责人、行业专家、公司高层。有些人名字熟悉，联系方式却没了。公共通讯录里查不到的，我就问行政、翻旧邮件，甚至找到他们公司官网的联络方式，一个个补全。
邀请函写了两个版本，对外的一版语气正式些，对内的一版轻松点。我设置了邮件定时发送，第一轮今晚八点发出，并在日历上建了提醒：五天后跟进未回复者。
到了周五，事情堆在一起。我建了个共享进度表，把所有任务拆解成小项，每天下班前更新状态。绿色是已完成，黄色是进行中，红色标出卡住的环节——目前有三项红：两家合作单位还没确认出席，接待用车还没定车型，物料印刷商迟迟没给报价单。
我打了三个电话，约好周一上午面谈。然后找主管做了次简短汇报。他在办公室听了五分钟，没打断，最后说：“节奏没问题，缺资源直接报，别自己扛。”
我点头，回去把进度表打印了一份，贴在工位隔板上。抬头就能看见。
周六我也来了公司一趟。主要是核对接待预案。一位重要嘉宾临时回信，说当天航班晚点，原本安排的车接不上。我重新调了时间，联系车队换车，又通知对接人改签到时间。改完后发了确认邮件，对方秒回“收到”，我心里那根弦才算松了一截。
最后一遍检查是周日晚上。我把所有物料清单过了一遍：背景板、桌卡、名牌、流程册、礼品袋，每一项都有供应商确认信息。执行脚本也理清了，从主持人开场到各环节衔接，精确到分钟。人员分工表发给了团队，没人提出异议。
现在，所有事都落了地。
我站在公司一楼大厅，手里拿着刚打印出来的《活动执行手册》，纸还带着打印机的温热。翻到最后一页，明日的时间节点清晰写着：九点，签到开始。
外面天色已暗，玻璃门映出我站着的身影。我没动，盯着那行字看了一会儿，合上手册，抱在胸前。