九点整，园区会议中心一楼大厅的玻璃门被推开，第一位嘉宾在安保引导下走进签到区。我站在服务台侧后方，手里捏着那份还带着打印机余温的《活动执行手册》，目光扫过电子签到系统的实时数据。三分钟后，系统提示已有五人完成登记，进度正常。
六号桌的志愿者朝我抬手示意，我走过去接过她递来的名单核对表。刚低头划掉两个名字，后台对讲机响了。“林溪，东门来了一辆商务车，说是合作方代表，但不在今日接待名单里。”声音有些急。
我翻到手册附录的嘉宾名录页，快速查找对应单位名称。没有记录。正准备回话，手机震动，一封新邮件跳出来——临时增补嘉宾信息，正是这位迟来的代表。我立刻回复确认函，并通过对讲机让东门安保开通快速通道，同时抓起放在椅子上的工作牌，往门口方向快步走去。
十分钟后，那位穿灰色西装的男士由我亲自接入主会场，安排至预留座位。回到指挥位时，签到台前已排起小队。系统显示三位嘉宾几乎同时抵达，原定两名引导员明显应付不过来。我当即从备用人员中调出两人补岗，一人负责资料发放，另一人协助扫码登记。人流节奏很快恢复顺畅。
九点二十三分，所有注册嘉宾均已入场。我看了眼时间，比预计提前四分钟完成签到环节。茶歇区的服务人员举手示意准备就绪，我点头允许他们开始摆放饮品和点心。此时距离正式开场还有七分钟，现场氛围平稳。
主持人走上舞台试麦，灯光组同步调试会场照明。我站在后排角落，视线逐一检查每个区域：背景板稳固无偏移，桌卡位置准确，电子屏播放的暖场视频画面清晰。一切都在计划内。
九点三十分，开场音乐响起，主持人致欢迎词。流程顺利推进到第三项——项目成果汇报。PPT翻到第三页时，大屏幕突然黑了。
现场安静了一瞬。我立刻合上手册，穿过侧道走向后台控制间。途中顺手拍了下主持人的肩膀，他马上接上一段即兴互动：“看来我们的技术团队也想考验一下大家的耐心，没关系，好戏不怕晚。”
我推开控制间的门，技术人员正在重启信号切换器。“要多久？”“最多五分钟，文件已经重新加载了。”我转身拿起对讲机，直接切入全场广播频道：“各位稍安勿躁，我们正在进行设备调整，请先享用茶歇区准备的咖啡与茶点，五分钟后准时继续。”
说完我没走远，在控制间门口站着，盯着计时器。两分半的时候，屏幕闪了一下，测试画面出现。我让技术人员立刻切回演示模式，同时通知主持人准备衔接。第四分钟，备用笔记本也连上了投影，双路保障到位。
九点三十八分，汇报重新开始。这次换成了无线翻页笔操作，避免再次接触不良。我退回原位，翻开手册在“突发预案”一栏打了个勾。
活动进行到中场，交流环节开放提问。我绕场巡视，留意每张桌子的动态。几位年长嘉宾讨论热烈，纸杯堆在桌角，我示意服务人员及时清理；一对年轻参会者低头看手机，似乎没跟上节奏，我轻轻把他们的议题资料往前推了推。
十点十七分，茶歇时间。我走到嘉宾席间，逐桌询问体验感受。“流程挺紧凑的。”一位女士说，“比去年在展厅办那场舒服多了。”我点头记下。“你们这电子屏做得不错，回头能把素材给我们一份吗？”另一位男嘉宾问。我当场答应整理后发送，并留下联系方式。
经过财务部同事所在的区域时，听到他们在小声议论：“没想到林溪能把场面控得这么稳。”我没停下，只微微侧头看了他们一眼，继续向前走。
十点四十五分，进入合作签约仪式模拟环节。这是本次交流会的重点内容之一。我提前确认了签约台布置、话筒高度、摄影机位。仪式开始前三分钟，发现礼仪小姐拿错了合同模板。我立刻联系行政打印室重印，同时让主持人延长前一个话题的讨论时间。五分钟后，正确版本送达，仪式按时启动。
整个过程没人察觉异常。
十一点零二分，最后一项议程结束。主持人宣布闭幕，掌声响起。我没有放松，反而加快脚步开始收尾工作。先去后台确认所有设备断电情况，再查看物资回收清单是否填写完整。茶歇区的服务团队已经开始撤桌，我拦住领班核对剩余饮品数量，确保报销凭证齐全。